Zadania Wydziału Organizacji
Do zakresu zadań Wydziału Organizacji należy w szczególności: - opracowywanie, we współpracy z komórkami merytorycznymi, projektów uchwał Zarządu oraz Sejmiku;
- opracowywanie, we współpracy z komórkami merytorycznymi, sprawozdań z działalności WUP;
- organizowanie i prowadzenie obsługi kancelaryjnej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku:
- przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
- prowadzenie dziennika korespondencji – prowadzenie rejestru przesyłek przychodzących oraz przesyłek wychodzących, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną,
- prowadzenie książki nadawczej dla korespondencji,
- obsługa poczty elektronicznej, faksu, elektronicznej skrzynki podawczej,
- obsługa interesantów i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu;
- techniczna obsługa WRRP;
- organizacja i realizowanie kontroli wewnętrznej;
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z rozpatrywaniem skarg, wniosków i zażaleń;
- prowadzenie spraw związanych z realizacją ustawowego obowiązku tworzenia podmiotowej strony BIP, a w szczególności:
- przygotowywanie oraz redagowanie BIP WUP na podstawie informacji dostarczonych przez komórki organizacyjne, zgodnie z określonymi procedurami,
- opracowywanie i przygotowywanie informacji przeznaczonych do zamieszczenia w BIP Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego,
- przekazywanie ministrowi właściwemu ds. informatyzacji informacji niezbędnych do zamieszczania na stronie głównej BIP oraz powiadamianie tego ministra o zmianach w treści tych informacji;
- realizacja działań informacyjnych i promocyjnych na temat inicjatyw i działań podejmowanych przez Urząd, w tym udzielanie informacji telefonicznej w zakresie działalności WUP;
- opracowywanie i dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących działalności urzędu;
- opracowywanie i przekazywanie informacji przeznaczonych do zamieszczenia w lokalnych serwisach informacyjnych, we współpracy z komórkami organizacyjnymi;
- sprawowanie nadzoru merytorycznego oraz koordynowanie spraw związanych z obsługą strony internetowej Urzędu: ustalanie zawartości, redagowanie treści, wybór optymalnych metod i sposobów prezentowania wizerunku Urzędu;
- koordynowanie działań oraz nadzór nad komórkami organizacyjnymi przy organizowaniu wydarzeń o charakterze informacyjnym lub promocyjnym.
