Zgodnie z art. 90 ust. 1a rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 w dniu 20 listopada 2020 r. upłynął trzyletni termin na przechowywanie dokumentów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) (saldo końcowe zostało wypłacone przez Komisję Europejską 20 listopada 2017 r.). Należy mieć jednak na uwadze, że ww. okres przechowywania dokumentów zawiesza się w przypadku toczącego się postępowania prawnego (administracyjnego lub sądowego) oraz nie ma on zastosowania dla projektów objętych regułami pomocy publicznej.

Powyższe odnosi się również danych osobowych uczestników projektów PO KL. W związku z tym, że minął okres niezbędny do wypełnienia celów, dla których przekazywane na płytach dane osobowe były przetwarzane, płyty należy zniszczyć pamiętając o szczególnych środkach bezpieczeństwa. Nośniki zawierające dane osobowe powinny być niszczone w taki sposób, aby uniemożliwić dalsze przetwarzanie danych.

Podobnie jak w przypadku pozostałych dokumentów projektowych należy pamiętać, że w przypadku toczących się postępowań administracyjno-sądowych termin przechowywania danych osobowych związanych z projektem, wobec którego toczy się postępowanie, ulega zawieszeniu i jako dowód w prowadzonych postępowaniach dane takie nie mogą zostać zniszczone.

Jednocześnie, należy zwrócić uwagę na przepisy prawa krajowego regulujące zasady archiwizacji tj. przede wszystkim ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.